As planilhas de controle em Excel foram e são usadas há anos. Ajudam em várias demandas, desde um controle simples pessoal de despesa até relatórios mais elaborados com gráficos e vários formatos de análises do mais simples ao mais detalhado.
Definitivamente, quando a demanda é gerar cálculos (sejam financeiros, gráficos ou tabelas de dados), estamos usando um excelente recurso. Por isso, planilhas são utilizadas no mundo inteiro, seu uso em gerenciamento de ações promocionais e merchandising acontece pelos seguintes motivos:
- Flexibilidade no manuseio dos dados.
- Fácil de usar, desde que tenha um conhecimento mínimo.
- São acessíveis para qualquer profissional de agência ou indústria.
- Sempre tem novas versões com recursos mais atraentes aos usuários.
Por isso, sabemos que as planilhas nos oferecem muitas possibilidades, porém não foram desenvolvidas como uma ferramenta de gerenciamento de campanhas promocionais.
Ao longo dos anos é considerada o recurso mais viável em detrimento aos sistemas de gerenciamentos on-line de campanhas.
Será que este investimento realmente é válido quando a finalidade se refere ao controle de equipe de campo e na visualização dos resultados?
Quanto maior as planilhas de controle, aumenta risco de erros operacionais.
Contudo, pesquisas apontam que a cada dez planilhas em Excel, nove contêm algum tipo de falha nas análises.
Muitas teses defendidas por economistas em Harvard relatam inclusive perda financeira em grandes instituições devido a esse erro.
Falta de rapidez nos processos
Planilhas de controle são arquivos off-line, ou seja, quando os dados estiverem consolidados, a informação já estará desatualizada. Vamos a dois exemplos práticos.
Primeiro, quando tiver terminado de atualizar seu controle de pesquisas pendentes, logo a informação estará desatualizada, pois outras pesquisas podem ter chegado.
Segundo, exemplo controle de ruptura, após consolidação dos dados o cenário estará totalmente diferente da realidade, muitas vezes levando o consumidor a trocar de produto no momento da compra.
Segurança da informação
Portanto, muitas vezes o arquivo manuseado é muito grande e demanda maior tempo de criação; porém, ao enviar a planilha, simplesmente acontece um erro ou o arquivo fica corrompido. Reuniões são desmarcadas por este motivo.
Utilizando sistema para gerenciamento de ações proporciona segurança pois existe estrutura nos servidores que realizam backup dos dados e mantém histórico de logs de acesso de quem fez as últimas alterações.
Outro ponto importante é que qualquer uso dado pelos usuários é mapeado, ou seja, controle total de quem acessa um determinado tipo de relatório ou mudança de sistemática da ação, além dos dados ficarem armazenados na nuvem (cloud).
De fato, uso de planilha é uma opção menos custosa. Agora, porque devemos substituí-las por sistema focado no gerenciamento de ações promocionais e merchandising? Vamos analisar as seguintes questões:
- Quanto tempo demanda para fazer uma planilha?
- Qual valor de um erro de fórmula para sua campanha?
- Quanto custa a contratação de um analista para desenvolver as planilhas de seu projeto?
- Centralização dos dados com planilhas em Excel?
- Efetuar controle em Excel para indústria ou marca que atua com várias agências, resulta em receber arquivos de formas diferenciadas?
- Planilhas em Excel, não mostram relatório real time.
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O sistema de gerenciamento de ações promocionais, Promo MKT Report, tem como objetivo mostrar resultados de ações promocionais e merchandising com análises e gráficos exibindo informações em tempo real.
Todos os dados são armazenados em nuvem, trazendo segurança da informação. Por isso, a meta é trazer rapidez no processo, fazendo com que o analista, que antes gastava horas apenas para criar a planilha, agora tenha realmente um tempo hábil para checagem de dados para melhor estratégia de Marketing.
Por isso, é uma ferramenta completa que permite fazer todo o processo de gerenciamento de suas campanhas, controle de entrada e saída de equipe de campo com mapeamento em geolocalização, controle de pesquisa com previsto x realizado e geração rápida do book fotográfico em Power Point ou PDF.
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