O nome pode até não ser do conhecimento de todos, porém, as equipas de campo são formadas por profissionais que trabalham fora da empresa, atuando em outros estabelecimentos ou onde os clientes estão. Em Portugal, este modelo é cada vez mais comum em setores como grande consumo, distribuição e retalho, onde os representantes comerciais gerem diariamente múltiplos pontos de venda.

É necessário geri-la bem para que todas as tarefas sejam cumpridas, mas, principalmente, para que a empresa alcance os seus objetivos e os clientes estejam sempre satisfeitos.

A gestão dos profissionais que desempenham as suas tarefas internamente, junto aos gestores e líderes, é um trabalho desafiador. E quando se trata da equipa de campo, tudo se torna ainda mais complexo, seja para uma empresa de rótulos personalizados ou outra.

Isso acontece por conta das limitações que essa metodologia impõe, principalmente no que diz respeito à comunicação e ao acompanhamento da rotina.

É por isso que as organizações precisam de se atentar ainda mais à qualidade da gestão. Trata-se de um processo com características específicas, que exige dedicação por parte dos gestores, com o intuito de estabelecer um padrão.

Assim, fica mais fácil manter a equipa motivada, produtiva e alinhada aos objetivos e necessidades da empresa.

Pelo facto de muitos negócios dependerem da atuação de equipas externas, neste artigo, vamos explicar o seu conceito, como melhorar a gestão dessas equipas e como fazer esse trabalho usando recursos tecnológicos. Confira!

O que é equipa de campo?

Equipa de campo nada mais é do que um conjunto de colaboradores que desempenha as suas tarefas fora da empresa. Por exemplo, os técnicos da fornecedora de energia elétrica que vão até à sua casa pertencem às equipas de campo dela.

O profissional que vai instalar monitorização de alarme numa residência também faz parte de uma equipa externa. E se você parar para pensar, vai ver que muitas organizações trabalham dessa forma.

A equipa de campo pode desempenhar diversas funções, tudo vai depender do que é oferecido pela empresa onde esses profissionais trabalham.

Assim, a equipa desenvolve-se a partir da estruturação da empresa, de modo que todas as atividades necessárias para a realização de um serviço, venda de produtos, entre outras, possam concretizar-se.

Só que, tal como no caso das equipas internas, os trabalhadores externos também precisam de uma boa gestão, e é sobre isso que vamos falar no próximo tópico. Acompanhe a leitura.

Como melhorar a gestão da equipa de campo

Não existe uma fórmula pronta para fazer uma boa gestão de equipa de campo. Contudo, existem algumas práticas que podem ajudar a melhorar esse processo. São elas:

1. Otimizar a distribuição de tarefas

A prioridade de qualquer gestor de equipa de campo é distribuir bem as tarefas. Independentemente da habilidade do gestor, se tiver uma equipa bem motivada e papéis bem definidos, vai obter resultados ainda melhores.

Uma boa distribuição de tarefas ajuda nesse sentido, além de melhorar a comunicação entre os membros da equipa de uma empresa de, por exemplo, instalação de sistemas de ventilação, ou qualquer outro serviço.

O primeiro passo é explicar o papel e as metas da equipa, e uma forma de o fazer é criar um planeamento. Ele vai definir o objetivo da equipa e como ela vai funcionar.

O planeamento ajuda o líder com a equipa, inclusive no momento de realinhar os profissionais que estejam a perder o foco. O gestor também vai usar esse plano para analisar as competências, experiências e aptidões, associando melhor pessoas a tarefas.

2. Manter a equipa motivada

É papel do gestor criar um ambiente favorável ao trabalho coletivo, para que os profissionais se sintam motivados, dispostos e estimulados a perseguirem um objetivo comum.

Nesse contexto, é responsabilidade do líder criar meios para que as pessoas se sintam envolvidas e sejam proativas. Mas o trabalho de motivação não é fácil, visto que exige muitas mudanças de postura e mindset por parte do gestor.

Ofereça feedbacks constantes, fale com os colaboradores em momentos mais reservados e não se esqueça de os elogiar. São formas de dar retorno pelo trabalho desenvolvido e de fazer com que os profissionais queiram melhorar sempre.

3. Oferecer formação constante

Pensando nisso, um fabricante de equipamentos de controlo, por exemplo, está sempre a formar a sua equipa, para que ela tenha profissionais mais qualificados.

O mercado está cada vez mais competitivo e os clientes mais exigentes. As empresas precisam de criar um ambiente de aprendizagem contínua que permita aos colaboradores desenvolverem competências.

Por isso, invista em formações de todos os tipos, como as e-learning, que funcionam por meio de plataformas de aprendizagem. Elas oferecem certificados de conclusão, ajudando a empresa a ter uma equipa mais qualificada e preparada.

Os seus colaboradores poderão manter-se mais atualizados, o que os ajuda a desenvolver competências e metodologias que trazem benefícios para a rotina. Pode também criar grupos de estudo e investir em formações internas.

Uma rotina de formações melhora e nivela o conhecimento da equipa. Por isso, selecione um membro de cada equipa, que seja especialista num assunto, para organizar sessões de partilha de conhecimento internamente.

4. Estabelecer prazos

Mais do que saber o que fazer, precisamos de saber quando fazer. Assim, ao distribuir as tarefas, é essencial que a equipa de campo também se atente aos prazos. É com eles que as empresas melhoram a produtividade e garantem que tudo seja executado no cronograma.

Além disso, ao definir um prazo, reforça-se o compromisso de trabalho e aumenta a motivação da equipa, de modo que os profissionais vão ter mais foco numa determinada atividade.

Na verdade, se você parar para pensar, não faz sentido trabalhar sem prazos, mas eles devem ser estipulados de forma realista.

Para isso, leve em conta as limitações e dificuldades dos seus colaboradores, para que possam cumprir as suas funções dentro de um prazo razoável e sempre motivados.

5. Fazer reuniões periódicas

Não se esqueça de que a comunicação é essencial para qualquer tipo de negócio. Os seus colaboradores vão atuar além dos limites físicos da empresa, o que dificulta a troca de informação, a padronização do trabalho, entre outros aspetos.

Defina uma política de reuniões periódicas com a sua equipa de campo, para falar sobre diversos assuntos relacionados com o trabalho, como:

• Prazos;
• Metas;
• Atualizações;
• Feedbacks;
• Partilha de informações.

É desta forma que todos poderão trocar informações, tornando o trabalho mais eficiente e satisfatório.

Como usar a tecnologia na gestão de equipa de campo?

A gestão de equipa de campo também pode ser feita por meio de recursos tecnológicos. Assim, entre os mais utilizados estão:

Automação

Existem muitas ferramentas que ajudam a fazer a monitorização de equipas externas. Os gestores terão acesso a dados que os ajudam a analisar melhor o cenário.

O diferencial, nesse caso, são os recursos, devido à precisão e à praticidade que oferecem. Com isso, a empresa pode obter, inclusive, informações em tempo real sobre os seus colaboradores em campo.

Controlo de tempo

Um planeamento bem feito considera sempre a importância do tempo em muitas frentes. Alguns exemplos são a previsão para a execução das tarefas, o atendimento, a organização dos colaboradores, entre outros.

Para definir tudo isso, o gestor de equipa precisa de reservar tempo. O ideal é manter o foco e ter organização na hora de delegar as tarefas.

Importância do planeamento qualificado para gestão de equipas

Não é fácil ter acesso às equipas externas, da mesma forma como temos acesso às equipas internas. Com isso, fica mais difícil orientar os colaboradores e delegar funções aos membros.

Mas essa ação pode ser feita antecipadamente, por meio de um bom planeamento. Quando nos referimos à gestão da equipa de campo, um plano qualificado é ainda mais importante, visto que traz benefícios, como:

• Aumento da produtividade;
• Mais motivação;
• Prazos bem estabelecidos;
• Alcance das metas.

Lembre-se de que os profissionais precisam de saber quais são os objetivos e metas, além do prazo definido para alcançar os resultados desejados.

É por isso que devemos incluir no planeamento qualificado todas as tarefas externas, assim, elas serão mais concretas, rigorosas e produtivas, mesmo que a equipa não tenha um supervisor ao seu lado o tempo todo.

No entanto, o planeamento deve ser feito de forma coerente com os objetivos de curto, médio e longo prazo, o que ajuda a evitar a sobrecarga das equipas ou uma queda acentuada no ritmo de trabalho.

Conclusão

Muitas empresas dependem de uma equipa externa para realizarem uma série de tarefas relacionadas com os produtos e serviços. Mas estas equipas de campo precisam de uma boa gestão, tanto ou mais que as equipas internas.

Para alguns gestores, trata-se de um trabalho difícil e complexo, mas com as dicas que partilhámos aqui, com certeza o seu negócio vai saber como gerir uma equipa de trabalho externo de forma eficaz em Portugal.